COMO REALIZAR UMA APRESENTAÇÃO ORAL
Introdução
Falar em público é um dos atributos mais importantes de qualquer profissional em praticamente todas as áreas de actividade. Discursar para algumas pessoas numa pequena reunião, vender uma ideia a uns quantos clientes, ou até mesmo participar numa discussão, são tarefas difíceis para qualquer profissional, vistos como autênticos desafios.
Muitas carreiras podem ser destruídas se a dificuldade em falar perante público não for ultrapassada. Quem nunca sentiu aquela vontade de desaparecer quando se sabe que se tem de fazer uma apresentação...mas o medo, só pode ser combatido se for enfrentado. Precisamente para ajudar a ultrapassar esse medo e a auxiliar a realização de uma apresentação oral de forma a adquirir uma metodologia eficaz, segue-se um conjunto de regras e conselhos a ter em consideração.
Preparação da apresentação oral
Ao preparar uma apresentação oral, a primeira coisa que se deve ter em conta é saber o que falar. Por isso deve-se ler, pesquisar, saber tudo sobre o assunto em questão, numa palavra dominá-lo. Um outro ponto a ter em consideração é conhecer bem o terreno que se vai pisar, isto é, procurar obter informações básicas tais como para quem vai falar, quanto tempo se tem disponível para a apresentação, se vai haver mais oradores e que meios se vai ter a disposição para a apresentação.
Deve-se também elaborar um texto da apresentação oral de forma a servir de base para a apresentação, não devendo este ser lido, pois uma apresentação dinâmica é, em geral, mais fácil de ser entendida pela audiência. Esse deve ser preparado para evitar frases truncadas e fora de ordem, evitar quebras de raciocínio e ideias mal explicadas. Nesse texto devem-se evitar frases excessivamente longas. O texto deve ser compatível com o tempo disponível para apresentação e, em geral, deve-se cuidar para não aprofundar demasiadamente a explicação de uma parte do tema em deterimento de outra mais importante. Deve ter-se atenção para o texto não exceder o tempo disponível, pois na altura da apresentação o coordenador pode suspendê-la, caso ultrapasse o tempo.
Para uma apresentação se tornar mais clara deve-se utilizar elementos de apoio visual, mas convém não esquecer que o orador é o melhor apoio visual. Deve-se começar com a ideia que não é necessário o apoio visual, mas depois de efectuada a estruturação da apresentação convencer-se que ao usá-lo torna a apresentação mais amigável e objectiva. Existem vários tipos de apoio visual: vídeo, retroprojector, projector data-show, projector de slides... Numa apresentação curta não se deve misturar diferentes tipos de apoio visual, mas sim escolher um tipo e usá-lo até ao fim.
Independentemente do tempo e dinheiro que forem dedicados à produção dos apoios visuais, estes terão sido desperdiçados se a audiência não os poder ler. É muito importante que sejam legíveis. É certo que ninguém irá reclamar se as letras forem muito grandes, ao contrário se as letras forem demasiadamente pequenas. Para garantir que sejam legíveis deve-se usar o tamanho 24 para as palavras as escritas totalmente com letras maiúsculas e tamanho 32 para as palavras escritas com letras maiúsculas e minúsculas. Melhora-se também a legibilidade se ao utilizar tipos de letra “sans serif” (exemplo: arial) em vez de tipos de letras com “serif” (exemplo: times new roman).
Os apoios visuais usados numa apresentação devem ser simples e apelativos. Deve-se arredondar os números, retirando as casas decimais, substituir palavras por símbolos (exemplo: € por Euro, % por percentagem), evitar grelhas de tabelas excessivas, as figuras, desenhos ou gráficos devem ser preparados de forma clara, desprovidos de informações inúteis. Os slides não devem ser cheios, pois assim retira (descentraliza, dispersa) a atenção da audiência para as ideias que quer transmitir nesse slide. Nos slides não se deve utilizar texto como “muleta” ou introdução ao que se vai dizer. Esse texto de apoio deve ser colocado nas notas que se leva para a apresentação. Esse texto apenas deve ser usado para estruturar um conceito complexo ou dar ênfase a um conjunto de ideias. Caso se use texto deve-se ser radical a condensar, enfim, homem de poucas palavras. Num slide o título deve-se colocar numa única linha, deve-se usar seis a sete linhas por slide no máximo, limitar as frases longas a uma linha, usar-se no máximo seis a oito palavras por linha e apenas um sub-nível. Não esquecer que as palavras a negrito transmitem ênfase, realce. A cor deve-se usar como um meio de realce e não como simples decoração. Quando se usar as cores para sobressair algum ponto não se deve exagerar para não realçar tudo e deste modo não obter o efeito pretendido. Em geral e a favor da boa visibilidade deve-se usar um conjunto de cores que proporcione um bom contraste (exemplo: letras amarelo-brilhante ou brancas sobre um fundo preto, azul ou verde escuro), evitando-se usar um número elevado de cores num único slide pois conduz a uma redução de contraste e consequente legibilidade. Em regra não se deve usar mais de quatro cores por slide.
Comunicação com a audiência, apresentação
Uma apresentação deve ser pensada como uma comunicação com a audiência, em vez de uma apresentação para a audiência. Para que tal aconteça, não se deve deixar levar-se de vencido pelo pavor. Deve gastar-se mais tempo com a audiência do que com os papéis de apoio, mantendo o contacto visual com o público, não só num único ponto mas por toda a audiência, evitar-se um olhar vago, vazio, de preferência deve-se olhar nas pessoas. Devem-se libertar as mãos para que a linguagem gestual apareça naturalmente. Deve-se apresentar uma postura aberta e de empatia para com o público, deve-se transmitir confiança, convicção e entusiasmo de forma a depositar credibilidade na audiência e conquistar a sua preciosa atenção. Deve-se também falar claramente e em voz alta (“alto e bom som”), evitando começar uma frase em voz alta e concluí-la de forma inaudível.
Durante a apresentação deve-se ser natural, não ter medo de cometer erros, ser humano é uma condição inimputável ao qual somos alheios, e as imperfeições são inevitáveis. Deve-se criar um estilo próprio, sorrir, ser humilde e evitar demonstrar preocupação mas sim calma, confiança e tranquilidade. Estes são factores determinantes para que a apresentação ocorra de forma natural.
No final da apresentação se surgirem questões ou dúvidas é um sinal positivo pois revela que a audiência esteve com atenção à apresentação. Durante este período deve-se ser paciente e ouvir a pergunta sem interromper quem a coloca, repetir para toda a audiência a questão colocada e fazer uma pausa antes de responder de forma a ponderar a resposta, não se deve apressar a resposta. Assim transmite-se à pessoa que colocou a pergunta que ela é suficientemente importante porque se ponderou a resposta. Deve-se responder à pergunta de forma directa (sem rodeios) e a olhar-se para toda a audiência, não apenas para a pessoa que colocou a questão. De notar que uma dúvida ou questão é uma oportunidade para explicar melhor.
Referências
